如何与中国合作
根据UCNJ的采购政策，以下是供应商在与学院开展业务时应遵循的方法。
前言
加州大学新泽西分校的业务是教育。
为了有效地完成学院的教学任务，必须提供足够质量和数量的材料和服务。采购部的宗旨是以符合学院教育标准和目标的最低价格确保和分发高质量的商品和服务。
当采购部门的使命被各方清楚地理解时，UCNJ的行政和教育目标才能最好地实现。因此，本政策声明的目的不仅是使工作人员，而且使供应商了解管理UCNJ运作所需的所有材料、用品、服务和设备的采购和储存、发放和交付的业务程序。
本政策声明亦会向所有有关人士分发。如果与本政策有任何不一致之处，它将不取代任何法规、州或地方规则或条例、法律广告、投标时发给投标人的指示或个别规范。然而，它应该在大学社区和供应商之间建立一种沟通和理解，这将导致税收的最佳美元价值回报。
学院采购部的使命是成功的，在一定程度上，它确保了商品和服务，最好地服务于教育计划，同时最大限度地利用所花的税款。
*当商品或服务超过41,600美元时，UCNJ有义务公开竞标该项目。
所有价值超过41,600美元的采购必须得到董事会的批准。
*本政策有一些例外，如N.J.S.A. 18A:64A-25.5所述
供应商的访问许可
所有与已批准的或潜在的供应商签订的合同必须由采购部负责。新供应商请联系采购部介绍自己，并通过发送电子邮件至purchasing@ucc.edu安排预约。
供应商探访时间
正常的供应商访问采购部门的时间是从上午9点到下午4点，或通过预约，每周一至周五。夏季的工作时间是上午9点到下午4点或预约，周一至周四，6月的第一周到8月的第一周，除非另有规定。
有资格服务ucnj的供应商
供应商应为提供学院所需材料、用品、服务或设备的负责任的商业组织。当要求时，任何供应商可能被要求提供财务状况和能力的事实证据或其他与投标人是否负责供应特定商品有关的信息。采购总监可选择对工厂进行访问，检查可用评级，在必要时获取参考资料或其他研究媒体。
除了在公共报纸上刊登广告外，每份公开投标书的副本将邮寄给选定的供应商，并在学院网站的“供应商机会”下发布。
如何成为一个合格的供应商
采购部门的目标是选择能够以最具竞争力的价格提供最高质量的商品和服务的供应商。从各种来源中选择供应商，包括供应商存档的材料，以及国家合同供应商，互联网，目录服务和推荐。如果供应商从未与加州大学新泽西分校做过生意，并且希望这样做，学院将需要提供有关商品和/或服务的信件，小册子或其他信息。
为了在学院系统中建立新的供应商并处理要求和付款，供应商可能需要提供各种文件，如W-9，完整的供应商数据表，新泽西州商业登记证，商业实体披露证书，政治捐款披露证书，伊朗投资活动披露证书，员工信息报告证书和/或公共工程承包商注册证书。
新的供应商信息、联系点或咨询可以提交到：purchasing@ucc.edu，他们可以提供响应和/或最新的表格和网站，适合每种情况。
规范
采购部门负责采购所有所需的用品、服务和设备。规范的编写应鼓励通过正式投标、建议或书面报价程序进行广泛的竞争征求。超过41,600美元的支出可能需要学院酌情提供履约保证金和10%的投标担保，并根据N.J.S.A. 18A: 64a - 25.16,17的规定。
竞争性招标程序和密封投标
采购部将征求任何估计净价超过$8,320但低于$41,600的物品的书面报价。如果估计净价低于8,320美元，则可以要求口头报价，或者通过与当地供应商签订的协议，根据用于制定年度维护和供应合同的报价或投标进行购买。
根据《大学合同法》18A:64A-25.1等的规定，任何超过41,600美元的项目或项目组都将进行密封投标或特别报价。收到的所有密封标书将在指定时间开标，在预定开标时间之后收到的任何标书将被视为不合格，并将未开标的标书退还给发标人。开标时间定义为采购总监或其指定人员必须接收并大声朗读有效标书的规定时间。（这条规则没有例外）。所有感兴趣的投标方应有足够的时间使用美国邮政或其他运输工具，在预定的开标时间之前将投标文件送达采购部。任何可能已在学院其他地方交付并转至采购部的投标也必须在预定的开标时间之前由采购部收到。
财务副总裁和采购总监应审查每项投标的结果，并向董事会提出建议，董事会可以决议的形式接受或拒绝这些投标。
校董会有权拒绝任何或所有的投标和/或报价，并接受那些被认为符合学院最佳利益的项目和/或服务。如果任何投标被拒绝或学院重新发布投标广告，应要求将所有以前的投标文件退还给所有以前的投标人。重新发布广告的通知将发送给所有以前的投标人。
采购订单将根据采购主任的推荐，并经加州大学新泽西分校董事会批准，发给最低责任投标人或获奖人。
如果要求，除三个明显最低责任投标人的保证金外，所有投标保证金应在开标后30天内退还，周日和节假日除外。这些投标人的投标应被视为撤回。中标保函（如有）获批后三天内，除星期日和节假日外，其余投标人的投标保函应退还给他们。
从负责的投标人处获得尽可能低的价格
采购部应尽一切努力以符合项目规格和规定交货日期的最低净价获取材料、用品、服务或设备。为了实现这一目标，在任何情况下都有必要接受符合规范的最低负责任的投标或报价。这些信息应保存在采购部门的文件中以备参考。采购总监也可以根据材料需求的紧迫性和可获得性，选择根据国家合同向供应商采购物品，而不是公开招标。但是，在正式发出任何采购订单之前，委员会还必须核准根据新泽西州合同购买的价值超过17 500美元的物品。
任何中标条件
管理采购合同的一般条件将出现在公开招标的规范和用于所有中标的标准采购订单的背面。
样品
如采购部要求样品，应免费提供。这些样品将根据要求退还给供应商，费用由其承担。供应商有时可能会被要求设置教育材料的演示，以便学院管理人员和教师可以观察和研究可供将来购买的最新材料。
标准采购单
所有学院的采购都是通过标准的采购订单文件来保证的。大学申请者必须在申请表上记录他们的要求，并进行适当的批准。没有批准的采购申请单，任何采购订单都不能处理。在任何情况下，供应商都不应该交付用于采购或试用的材料，直到UCNJ的采购订单已经执行并由相应的学院官员发出并由供应商收到。
主订单协议
许多专门的维修材料和其他不经常使用的产品由分销商储存，因此在学院的库存中不会重复。为了消除延误和减少为这些材料编写大量小额采购订单的需要，每年都会处理使用公开招标或报价的主订单协议，用于维护用品和需要为其日常课堂工作提供新材料的几个教育部门。
采购部负责采购法律允许的投标或报价中先前授予的这些项目，并将要求选定的供应商每年对这些项目进行报价或投标。供应商将收到采购订单。
交付
所有交付应严格按照报价、投标和采购订单中规定的条件进行。在几乎所有的情况下，交货应fob校园位置，注意接收部的UCNJ联合县联合学院，新泽西州，1033春田大道，克兰福德，新泽西州07016。学院采购订单的正面显示了有关交付的具体信息。供应商应仔细检查这些信息。每次交货须附有装箱单。购买订单号必须在每个包裹上列出。所有通过密封公开投标获得的采购都包含一项强制性条款，表明所有材料均为fob目的地交货。最终获奖者从其他公司发货，由此产生的运费将直接支付给学院，并将退还给原始记录供应商。学院在接收材料过程中产生的任何不必要的额外费用也将由原供应商承担。
收货部门
所有材料的预定交付时间为上午8点至中午12点。周一至周五下午1点至3点，节假日除外。除非另有规定，6月的第一个星期到8月的第一个星期，夏季的工作时间是相同的，或通过预约，从星期一到星期四。
支付发票
所有供应商应提供发票，所有发票必须引用授权的采购订单号。除非货物装运完毕，否则不付发票。所有运费必须预付。发票应邮寄至新泽西州联合学院的联合学院，应付账款部，1033 Springfield Ave., Cranford, nj07016，或通过电子邮件发送至ucc-ap@ucc.edu。如果订单的90%已完成，则部分付款请求必须转发给应付账款，由财务批准。
向供应商提供信息
与所有供应商建立适当的理解氛围是学院集中采购的先决条件。投标资料可在上午9时至下午4时的营业时间内由有关各方亲自查阅。但是，通过电话请求将无法获得任何信息。任何通过电话或书面方式要求获得投标信息的利益相关方应在正常工作时间内亲自获取这些信息。
目录和产品信息
采购部门是国家合同、产品目录和产品采购相关信息的来源，这些信息对学院的所有员工都是可用的。鼓励供应商定期向采购部提供最新的资料，如目录、产品线卡和描述性产品数据。
剩余和废弃材料的处理
采购部门负责处理因完成学院教育任务而不再需要的多余或过时的材料、用品或设备。这些物品应当每年或者在其他规定的时间进行编目和销售。
剩余物品应公开出售给出价最高的人。但如果出售的物品是易腐货物，或出售财产的估计公允价值不超过根据N.J.S.A. 18A:64A-25.3(b)在任何一次出售中确定的金额，则例外。该物业不得以低于N.J.S.A. 18A:64A- 25.27规定的估计公允价值出售。所有剩余销售的通知都公开刊登，并在学院网站“卖主机会”上刊登。
请参阅UCNJ共享大学申请目录下的大学应用程序/采购盈余资产管理表格。
总结
最新适用的新泽西州法规18A:64A-25.1及以下。（县学院合同法）在整个财政年度由采购总监和员工遵循，这要求使用公开投标或书面报价进行招标。董事会通常在每月的第四个星期二举行月度会议，批准所有超过41,600美元的奖励，并由采购总监处理。如果提出要求，供应商也将被允许就本委员会采购政策和程序引起的任何合理争议举行非正式听证会。